海外で駐在員として働くと、英語で会議の司会をする機会が多くあります。
国は問わず、英語で行う会社が多いです。
そもそも日本語でも会議の司会をすることは難しいのに、英語でちゃんとできるか不安に思っていないでしょうか？
私も同じように会議の前は不安でした。
ですが、この不安は事前にポイントを押さえて学習を行えば確実になくなります。
そのポイントは、会議の流れを把握して、それに沿ったフレーズを覚えて置くことです。
会議を進める際に、思いついた日本語を英語に訳して、しゃべるのはかなり高度です。
本記事では、会議に必要な4つの項目（①会議を始める②議事録に沿って進める③会議の脱線を修正④会議の要約を伝える）とそれぞれの項目で使えるフレーズを紹介します。
ぜひ、本記事を活用して会議の司会の準備をしていきましょう。
会議を始める
そもそも会議ってどのように始めれば良いの？って疑問に思っていませんか？会議を始める時は、以下の手順を踏みましょう。
①人の注意を引く
②始めの挨拶
③話すトピックの紹介
それぞれで使うフレーズを紹介します。
①人の注意を引く
例）
Good morning, everyone.
(皆さんおはようございます。)
挨拶をすると、会議参加者の注意を引くことができます。
例）
Could I have your attention, please?
(皆さんよろしいでしょうか？)
会議参加者の注意を引きたい時に、ダイレクトにその意思を伝えることができるフレーズです。
「プリーズ↓」は下がって発音するようにしましょう。
②始めの挨拶
例）
Thank you all for coming today. Let`s get started.
(本日は来て頂きありがとうございます。それでは、始めましょう。)
会議に参加してもらった感謝を伝えて、始めましょう。
例）
Thanks everyone and welcome to today`s meeting. Now let`s get down to business.
(皆さんありがとうございます。ようこそ本日の会議へ。それでは本題に入りましょう。)
※Get down to business＝ビジネスに取り掛かる、本題に入る
会議の参加者に面識がない時や他社との会議の場合は、必要に応じて自己紹介をしましょう。
例）
Thanks everyone and welcome to today`s meeting. I am Yamada, sales manager. I will chair this meeting. Now let`s get down to business.
(皆さんありがとうございます。ようこそ本日の会議へ。私は営業マネージャーの山田と申します。この会議で司会を致します。それでは本題に入りましょう。)
※Chair=司会をする
③話すトピックの紹介
会議を始める際は、本題に入る前に話すトピックや目的を先に共有しましょう。
会議参加者も会議の内容を理解することで、会議の進行がスムーズに進みます。
以下のフレーズを使ってみましょう。
例）
Today`s meeting is about new project for model ABC.
(今日の会議はモデルABCについてです。)
例）
We`ll talk about sales budget for next year.
(来年の営業予算について話します。)
例）
The aim of this meeting is to find the way to solve the supply chain problem between our branches.
(この会議の目的は、支店間のサプライチェーンの問題を解決する方法を見つけることです。)
例）
We`ll go over our stock management.
(在庫管理について見ていきます。)
※Go over=調べる、確認する
議事録に沿って進める
会議を始めることが出来たら、次は議事録に沿って会議を進行していきましょう。
①初めのトピックを紹介
②意見を聞く
③次のトピックへ移動
という流れで進めていきましょう。
それぞれの場面で使われるフレーズを紹介していきます。
①初めのトピック紹介
例）
Let`s start with some new business marketing strategies.
(マーケティング戦略から始めましょう。)
例）
The first item on the agenda is how to introduce our product more effectively.
(議事録の最初の項目は、どのように私たちの製品を効果的に紹介するかです。)
※Item=項目
②意見を聞く
例）
Mr. Yamada. What are your opinions on this issue?
(山田さん、この問題についてのあなたの意見は何ですか？)
例）
What are your thoughts on Mr. Yamada`s idea?
(山田さんのアイディアについてのあなたの考えは何ですか？)
例）
Has anyone come up with any good ideas?
(誰か良い考えは浮かびましたか？)
例）
Would you like to add anything?
(何か付け足すことはありますか？)
③次のトピックへ移動
例）
I think that covers the first item. Let`s move on to the next item.
(1つ目の項目は済んだと思います。次の項目に行きましょう。)
例）
If nobody has anything else to add, we can continue on to the next item.
(もし、誰も追加での意見が無いようでしたら、次の項目を続けましょう。)
議事録から会議が脱線した場合
会議で意見交換を行っている際に、話が脱線してしまうことがあります。
会議の司会として、こういった時は議事録のトピックを話しに戻るように誘導しなければなりません。
こういった時に使えるフレーズは以下になります。
例）
Let`s not get too far off-topic here.
(ここでのトピックから外れないようにしましょう。)
例）
It seems like we are off the track now. Let`s go back to the main topic.
(話が脱線しているようですので、メインの議題に戻りましょう。)
※Off the track=脱線している
会議の要約
議事録通りに意見の交換ができたら、最後に会議の参加者に話し合った内容を伝えましょう。
次の会議のスケジュールややるべき仕事（課題）があれば一緒に共有するのがベストです。
これらを伝える際によく使われる単語をご紹介します。
| 単語（フレーズ） | 意味 | 発音（カタカナ読み） |
|---|---|---|
| To sum up | 要約すると、まとめると | トゥー サム アップ |
| In brief | 要するに、手短に | イン ブリーフ |
| summarize | 要約する | サマライズ |
| review | 再検討する、確認する | レビュー |
| run through | ざっとまとめる、目を通す | ラン スルー |
| conclude | 結論を下す、終える | コンクルード |
| conclusion | 結論、決定 | コンクルージョン |
上記の単語を使った例文を見ていきましょう。
例①）
To sum up (in brief), we discussed changing the supply chain to reduce 20% of our product`s stock in our factory.
We also talked about our sales budget for next year. Finally, we decide to hold an exhibition to introduce our products next year.
(要約すると、工場の製品在庫を20％減らすために流通経路を変更することを話し合いました。また、来年の営業予算についても話しました。最後に、来年私たちの製品を紹介するための展示会を開催することを決定しました。)
※discussやtalk about（～について話をする）を使って話した内容を簡潔に伝えましょう。
頭の中で考えるのではなく、上記のような型を覚えておくことをおすすめします。
Finallyの後に続けて、最後に話した内容を続けます。
始めに（first）、2番目に(secondly)、最後に(finally, lastly)などの順番を表す単語を使うと話の順序が見えやすくなります。
例②）Let me summarize what we`ve discussed today.
(今日話し合ったことを要約させてください。)
このフレーズの後に、例①のように要約を伝えると会議参加者の注意を引くことができます。
例③）
I`d like to review the schedule for our next meeting before we leave here.
(ここを離れる前に、次の会議のスケジュールを確認したいのですが。)
例④）
We`ll run through what we`ve talked about today.
(今日話し合ったことをざっと確認していきましょう。)
※Run throughは話し合った項目を走り抜けていくイメージを持つと理解しやすいです。
We`ve concluded that Our marketing team makes marketing strategy for our new product by next week.
(来週までに、マーケティングチームが新製品のマーケティング戦略を作ることを決定しました。)
→例⑤）名詞系Conclusion(結論)も良く使われます。
We`ve come to the conclusion that Our marketing team makes marketing strategy for our new product by next week.
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ポチップ
まとめ
英語で会議の司会をするときは、4つの流れを押さえるとスムーズに進められます。
- 会議を始める
注意を引き、あいさつし、トピックや目的を共有する。 - 議事録に沿って進める
トピックを紹介し、意見を聞き、次の議題に移る。 - 脱線を修正する
話がそれたら「Let’s get back to the main topic.」などで元に戻す。 - 会議の要約を伝える
「To sum up」「Let me summarize」などを使って結論・次の予定を整理する。
要は「会議の流れを把握し、それに合ったフレーズを準備しておくこと」が不安解消のポイントです。
