【英語での電話対応の基本】ビジネス、生活それぞれのパターンを紹介します。

英語での電話対応であたふた経験はありませんでしょうか？

また、電話をかけるのもハードルを高く感じていませんか？ビジネスでも私生活でも電話をする機会は多くあります。
もし、そんな電話が簡単にできるようになったら、私生活がかなり楽になります。
また、ビジネスでもあなたの仕事の成果につながる可能性があります。

実は、英語での電話は思っているほど難しくありません。
なぜなら、予め相手との会話のやり取りを予測できるからです。
例えば、電話をかける時、①あいさつ→②要件を伝える→③メッセージを残す（不在の場合）のようにある程度型が決まっています。

本記事では、それぞれの場面で良く使われるフレーズを紹介します。
これらのフレーズを何も考えずに自動的にスラスラ言えるくらい、読み上げて練習をすることをおすすめします。 1週間ほどでマスターできます。
すぐに電話での不安がなくなっているのを実感します。

では、見ていきましょう。

電話をかける時

電話をかける時の会話の流れは以下のように進むパターンがほとんどです。
①あいさつ
②要件を伝える
③メッセージを残す。（話したい相手が不在の場合）

私生活（カジュアル）とビジネス（フォーマル）の両方のパターンでそれぞれの場面で使うフレーズを紹介します。

あいさつ

日本語では、私生活では電話をかけたときの挨拶として、「もしもし、山田ですけど」と言い、ビジネスでは「お世話になります。
ABC会社の山田と申します。」といったように言います。
英語では以下のように表現します。

カジュアル

例①）
Hey. It`s Yamada.
(もしもし、山田ですけど。)

例②）
Hi. It`s Yamada.
(もしもし、山田ですけど。)

「もしもし」に該当する表現は【Hey】or 【Hi】になります。
【Hey】がよりカジュアルなニュアンスです。
「～です。」に該当する表現は【It`s ~】になります。 【I am ~】は電話越しでは使わないので注意しましょう。

フォーマル

例①）
Hello. This is Yamada from ABC company.
(お世話になります。ABC会社の山田と申します。)

例②）
Hi. This is Tanaka from sales department of ABC company.
(お世話になります。ABC会社営業の田中と申します。)

「もしもし」に該当する表現は【Hello】or 【Hi】になります。
【It is】から【This is】に変えることでフォーマルな印象になります。

要件を伝える

相手の連絡先に直接かけている場合は必要ないですが、まずは誰と話したいかを伝えましょう。 その後に、電話の要件を伝えるとスムーズに相手と話ができます。

～さんいますか？という場合

「～さんいますか？」に該当する表現は以下になります。

カジュアル

例①）
Is Yamada there?
(山田さんいますか？)

例②）
Can I talk to Yamada?
(山田さんと話せますか？)

フォーマル

例①）
May I speak to Mr. Yamada?
(山田さんと話してもよろしいでしょうか？)

例②）
Would it possible to speak to Mr. Yamada?
(山田さんと話すことは可能でしょうか？)

～の件で電話をしましたと言う場合。

「～の件で電話をしました。」に該当する表現は以下になります。

カジュアル

例①）
I just wanted to talk to you about the up-coming trip. Where should we go?
(今度の旅行について話したくて、電話したんだけど。どこ行くべきかな？)

例②）
I just wanted to know if you can come to the party this week?
(今週のパーティーに来られるか知りたくて電話したんだけど。)

※【I just wanted to＋動詞】で「～したくて電話をしました。」になると覚えておきましょう。
動詞の部分はtalk, knowやmake sureなど様々な動詞を使えます。

フォーマル

例①）
I am calling to discuss the quotation that you submitted before.
(以前御社より提出された見積もりについて協議したくお電話しております。)

例②）
I`d like to speak to Mr. Yamada about our meeting schedule.
(山田さんと会議のスケジュールについてお話をしたいのですが、、、)

※1【I am calling to＋動詞】で「～のためにお電話しております。」になると覚えておきましょう。

※2【I`d like to＋動詞】で「～したいのですが」になると覚えておきましょう。

メッセージを残す（ビジネス対応）

電話の受け手から、Would you like to leave a message ? (伝言を残しますか？) などと聞かれ、伝言を残す場合は、電話をかけた要件とその後の対応（電話をかけ直すのか、メールを送るかなど）を伝えるようにしましょう。

電話をかけた要件は、上記を参照しましょう。その後の対応の伝え方について解説します。

不在の場合の対応は以下の３つのパターンが考えられます。
・電話をかけ直す/かけ直してもらう
・メールを送る
・伝言で依頼をする

電話をかけ直す/かけ直してもらう

例①）
I`ll call him/her back after 3pm again.
(午後3時以降にもう一度かけ直します。)

例②）Could you ask him/her to call me back?
(電話を折り返して頂くように伝えてくれませんか？)

※【Call back】で「電話をかけ直す」という意味になります。

メールを送る

例①）
I will send a message to him/her later.
(後ほど、メールを致します。)

例②）
I will send a document to him/her soon by E mail.
(メールですぐに書類を送ります。)
※【Send (a message)】で「メールを送る」という意味になります。

伝言で依頼をする

例①）
Could you ask him/her to confirm the quotation that I sent yesterday?
(昨日送ったお見積書を確認して頂くように伝えてくれませんか？)

例②）
Would you mind asking him/her to send me a survey result by today?
(本日までに調査結果を私に送るように伝えてくれませんか？)

※【Could you~?】や【Would you mind~ing】で「～してくれませんか？」という意味になります。

電話を受けたとき

電話を受けた時は、会話の流れは以下のように進むパターンがほとんどです。

①あいさつ
②相手の名前を聞く
③関連部署につなぐ or 要件を聞く or 伝言を聞く

あいさつ

カジュアル

例）
Hi. How is it going?
(やあ。調子はどう？)
※電話の相手が分からない場合は、Hiのみで大丈夫です。

フォーマル

例）
Thank you for calling ABC company. This is Yamada speaking. How can I help you?
(お電話ありがとうございます。ABC会社の山田です。ご用件をお聞きします。)
※この文を丸暗記することをおすすめします。かなり使用頻度が高いです。

相手の名前を聞く

カジュアル

例①）
Who is it?
(誰ですか？)

例②）
Who am I talking to?
(私は誰と話していますか？＝誰ですか？)
※電話の場合は【Who are you?】ではなく、【Who is it?】にします。（Itを使います。）

フォーマル

例①）
May I have your name, please?
(お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか？)

例②）
May I ask who`s calling?
(どちら様でしょうか？)

例③）
May I ask who I`m speaking with?
(どちら様でしょうか？)

※【May I~?】で「～してもよろしいでしょうか？」と丁寧な表現になります。

関連部署につなぐ or 要件を聞く or 伝言を聞く

フォーマル

例①）
I`ll put you through the procurement department.
(購買へお繋ぎいたします。)

例②）
I`ll transfer you to the person in charge of sales.
(営業へお繋ぎ致します。)

例③）
I`ll connect you to the production department.
(製造部門へお繋ぎします。)

要件を聞く

カジュアル

例①）
What`s up?
(どうした？)

例②）
Hey. What`s wrong?
(やあ。どうしたの？)

※What is up ?は何がアップの状態になっているの？＝どうした？のようなニュアンスになります。

フォーマル

例①）
What can I do for you today?
(今日はどういったご用件でしょうか？)

例②）
Who would you like to speak with?
(誰におつなぎしましょうか？)

伝言を聞く

カジュアル

例①）
Do you want to leave a message?
(伝言を残したいですか？)

例②）
Can I take a message?
(伝言をもらいましょうか？)

※【leave a message】で「伝言を残す」、【take a message】で「伝言をもらう」という意味になります。

フォーマル

例①）
Would you like to leave a message?
(伝言を残されますか？)

例②）
May I take a message?
(伝言をお預かりしましょうか？)
※【would you like to ~?】で「～したいでしょうか？」という意味になります。Wantより丁寧な表現だと覚えておきましょう。

電話で気を付けるべき事3選

最後に、電話で相手に失礼にならないように気を付けるべきことを3つ紹介します。

・電話が聞き取りづらい時の対応
・相手の時間を尊重しよう
・間違い電話をかけてしまった時

電話が聞き取りづらい時の対応

電話が聞き取りづらい時に、【I can`t hear you.】と言ってしまいがちです。 これでは、失礼になります。以下の表現を覚えておきましょう。

例①）
I am sorry. But I cannot hear you. Could you say that again?
(申し訳ございませんが、お電話が遠いです。もう一度おっしゃって頂けますか？)

例②）
I am sorry. It`s hard to hear you. Could you speak a little bit louder?
(申し訳ございませんが、お電話が遠いです。もう少し、大きな声で話して頂けますか？)

相手の時間を尊重しよう

電話をするということは、相手の時間を強制的に奪うことです。
電話をかけた際は、謙虚な姿勢で以下のような表現を入れると良いです。

例①）
I`m sorry to take up your time.
(お忙しいところ申し訳ございません。)
※【take up】で「時間を取る」という意味になります。

例②）
I`m sorry for calling you at this hour.
(このようなお時間にお電話をして申し訳ございません。)
※【hour】は「1時間」と意味とは別に、「時間帯」という意味もあります。

間違い電話をかけてしまった時

間違い電話をかけてしまった場合に、何と言って電話を切れば分からずに、黙って切ってしまうことはないでしょうか？
以下のフレーズを使って、間違って電話をかけたことを謝りましょう。

例①）
I`m sorry. I think I`ve dialed the wrong number.

例②）
I`m sorry. I am calling the wrong number.
(すみません。間違った電話番号にかけてしまったようです。)